Un agente AI che legge i ticket, aggiorna il piano e scrive al fornitore fa lavoro vero dentro il progetto. Quando sbaglia, l'errore finisce nei documenti, nelle date e nei rapporti con le persone. La domanda che conta per chi guida un progetto è quindi pratica: chi ha deciso che l'agente potesse farlo, chi ne risponde e come si ricostruisce dopo cosa è successo.
Qui propongo un framework operativo in quattro parti: livelli di delega, responsabilità, tracciabilità e controllo. Si inserisce negli strumenti che un project manager usa già: RACI, registro dei rischi, piano di governance.
Quattro livelli di delega
Il primo passo è dire, per ogni attività, quanto l'agente può fare da solo. Uso quattro livelli, dal più prudente al più autonomo.
Livello 0 · Suggerisce. L'agente propone, una persona decide e agisce. Esempio: una bozza di stato avanzamento che il PM riscrive.
Livello 1 · Prepara. L'agente produce un risultato completo, che una persona approva prima che venga usato. Esempio: il verbale di una riunione o l'aggiornamento dei ticket, controllato prima del salvataggio.
Livello 2 · Esegue azioni reversibili. L'agente agisce da solo entro limiti scritti, su azioni che si possono annullare, con una revisione a campione. Esempio: classificare e assegnare i ticket in arrivo.
Livello 3 · Esegue azioni irreversibili. Comunicazioni verso l'esterno, cancellazioni, rilasci in produzione, impegni economici. Qui serve un'approvazione esplicita di una persona, caso per caso.
Ogni attività parte dal livello più basso e sale solo con un'evidenza: un certo numero di revisioni senza correzioni, un periodo senza incidenti. La regola per salire va scritta prima di iniziare, insieme alla regola per tornare indietro.
Responsabilità: l'agente esegue, una persona risponde
Nella matrice RACI l'agente può comparire nella colonna R, chi esegue. La A, chi risponde del risultato, resta sempre a una persona. Quella persona deve avere tre cose: la competenza per capire cosa fa l'agente, la formazione sullo strumento e l'autorità per fermarlo o correggerlo.
È lo stesso criterio che l'AI Act chiede a chi usa sistemi ad alto rischio: la supervisione umana va affidata a persone con competenza, formazione e autorità adeguate (art. 26). La maggior parte degli agenti usati nei progetti non rientra in quella categoria, ma il criterio regge bene anche fuori: una supervisione senza autorità di intervenire resta una firma su un documento.
Tracciabilità: ogni azione lascia una traccia
Per ogni azione dell'agente devono restare scritti cinque elementi:
chi ha delegato l'attività e con quale livello;
l'istruzione data all'agente;
i dati e i documenti che ha usato;
il risultato prodotto o l'azione eseguita;
chi l'ha approvata, quando l'approvazione è prevista.
Molti strumenti registrano già le azioni in un log: va verificato cosa salvano e per quanto tempo. Per i sistemi ad alto rischio l'AI Act chiede che i log siano generati in automatico (art. 12) e conservati per almeno sei mesi da chi li usa (art. 26). Come riferimento per gli altri casi è una base ragionevole.
Controllo: limiti, arresto, revisione
Permessi minimi. L'agente accede solo ai sistemi e ai dati che servono alla sua attività, con un'utenza dedicata e riconoscibile nei log.
Limiti scritti. Quante azioni al giorno, su quali progetti, con quale spesa massima.
Arresto. Una persona sa come sospendere l'agente in pochi minuti e lo ha provato almeno una volta.
Revisione periodica. Come per un fornitore: cosa ha fatto, quanti interventi correttivi, se il livello di delega va confermato, alzato o ridotto.
Come portarlo nel progetto
Lo strumento più semplice è un registro delle deleghe, una tabella nel piano di governance con una riga per attività: descrizione, livello, persona accountable, limiti, dove finisce il log, data della prossima revisione. I rischi legati agli agenti entrano nel registro dei rischi come qualsiasi altro rischio, con un responsabile e una risposta.
Il registro serve anche allo sponsor: in una pagina vede cosa fa l'AI nel progetto, chi ne risponde e come si controlla. È la stessa trasparenza che chiediamo a un fornitore esterno, applicata a un collaboratore che non dorme e non chiede chiarimenti.
Il punto di partenza è quindi una domanda per ogni attività affidata a un agente: se domani questa azione va storta, chi se ne accorge, chi risponde e da dove ricostruiamo cosa è successo? Se una delle tre risposte manca, il livello di delega è troppo alto.